Der digitale Tresor Arkévia ist an die Identität des Mitarbeiters gebunden, nicht an den Arbeitsvertrag. Diese technische Unterscheidung beeinflusst alles Weitere: Zugang nach dem Ausscheiden, Wiederherstellung von Dokumenten, Datenportabilität. Wenn der Arbeitgeber wechselt, schließt sich der Tresor nicht, vorausgesetzt, das Konto wurde bei der Aktivierung korrekt konfiguriert.
Persönliche E-Mail-Adresse und Verbindung des Arkévia-Tresors
Der häufigste Reibungspunkt bei einem Arbeitgeberwechsel hat nichts mit der Plattform selbst zu tun. Er hängt mit der E-Mail-Adresse zusammen, die bei der Aktivierung des MyArkevia-Kontos verwendet wurde.
Ebenfalls empfehlenswert : So konsultieren Sie einfach den vollständigen Verlauf Ihrer vergangenen Buchungen auf Booking
Ein mit einer beruflichen E-Mail-Adresse aktivierter Tresor stellt ein sofortiges Problem beim Verlassen des Unternehmens dar. Die berufliche E-Mail wird deaktiviert, der Link zur Wiederherstellung des Passworts wird unbrauchbar, und der Zugang zum Tresor wird blockiert, ohne dass der ehemalige Arbeitgeber etwas unternommen hat.
Wir empfehlen, jetzt zu überprüfen, welche E-Mail mit dem Konto verknüpft ist. Wenn es sich um eine Unternehmensadresse handelt, muss die Änderung auf eine persönliche E-Mail vor jeder Vertragsbeendigung erfolgen. Dieser Vorgang erfolgt über die Kontoeinstellungen im MyArkevia-Portal. Nach dem Ausscheiden ist es zu spät, um einen Link zur Zurücksetzung an eine geschlossene E-Mail-Adresse zu erhalten.
Ergänzende Lektüre : So erhalten Sie einfach einen Bildlink von Zupimage für Ihre Websites
Konkrete Schritte, um sich bei myArkévia mein Konto anzumelden nach einem Ausscheiden, erfordern, dass die Identifikation auf persönlichen Kontaktdaten basiert, die unabhängig von der IT-Infrastruktur des ehemaligen Arbeitgebers sind.
Arkèvia-Identifikatoren nach Vertragsende: Was aktiv bleibt
Die Arkévia-Identifikatoren bleiben nach Beendigung des Arbeitsvertrags gültig. Der ehemalige Arbeitgeber kann den Tresor weder löschen noch den Zugang des Mitarbeiters zu bereits hinterlegten Dokumenten widerrufen. Dieser Punkt unterscheidet Arkévia von einem einfachen Unternehmensspeicher.
Die Passwortwiederherstellung funktioniert über die mit dem Konto verbundene E-Mail-Adresse. Dies ist das einzige verfügbare Verfahren im Selbstbedienungsmodus. Wenn die E-Mail persönlich und weiterhin aktiv ist, dauert die Zurücksetzung nur wenige Minuten.
Wenn das Passwort jedoch verloren geht und die zugehörige E-Mail nicht mehr zugänglich ist, wird die Situation komplizierter. In diesem Fall muss der Arkévia-Support direkt kontaktiert werden, um die Identität nachzuweisen und eine Änderung der zugehörigen E-Mail zu beantragen. Das Verfahren kann mehrere Tage in Anspruch nehmen und erfordert in der Regel einen Ausweis.
Nach dem Ausscheiden zugängliche Dokumente
Alle vom Arbeitgeber im Tresor hinterlegten Dokumente bleiben einsehbar und herunterladbar. Dazu gehören:
- Die elektronischen Gehaltsabrechnungen für den gesamten Beschäftigungszeitraum, einschließlich des Abschlusses aller Konten
- Die jährlichen Steuerbescheinigungen, die vom Lohnbüro hinterlegt wurden
- Die persönlichen Dokumente, die der Mitarbeiter selbst in seinem Bereich hinzugefügt hat (Verträge, Arbeitszeugnisse, verschiedene Bescheinigungen)
Die Aufbewahrungsdauer beträgt 50 Jahre, unabhängig von der beruflichen Situation. Ein Mitarbeiter, der fünfmal den Arbeitgeber wechselt, findet alle seine Gehaltsabrechnungen im selben Tresor, vorausgesetzt, jeder Arbeitgeber nutzt Arkévia als Anbieter für digitale Tresore.
Datenportabilität von Arkévia und Recht auf Export
Das Recht auf Datenportabilität, das durch die DSGVO geregelt ist, gilt für digitale Mitarbeitertresore. Dieser Punkt wird in den Nutzungshinweisen selten angesprochen, hat jedoch konkrete Auswirkungen bei einem Wechsel des Anbieters oder einer Einstellung der Tätigkeit des Anbieters.
Der Mitarbeiter kann eine verwertbare Kopie aller seiner Dokumente erhalten, nicht nur einen Lesezugang. Das bedeutet einen Export im PDF-Format oder einem Äquivalent, der heruntergeladen und in einem anderen Archivierungsdienst wiederverwendet werden kann.
Zwei Szenarien rechtfertigen den Start dieses Exports:
- Der neue Arbeitgeber nutzt einen anderen digitalen Tresor (Digiposte, PeopleDoc, Primobox) und der Mitarbeiter möchte seine Dokumente zentralisieren
- Der Anbieter Arkévia stellt seine Tätigkeit ein oder ändert die allgemeinen Nutzungsbedingungen, was ein theoretisches, aber dokumentiertes Risiko darstellt, das von der CNIL bestätigt wird
- Der Mitarbeiter zieht es vor, eine lokale Kopie seiner Gehaltsabrechnungen auf einer Festplatte oder in einer persönlichen Cloud zu behalten, zusätzlich zur Arkévia-Archivierung
Der Export erfolgt über den persönlichen Bereich von MyArkevia. Wir empfehlen, bei jedem Arbeitgeberwechsel eine vollständige Kopie seiner Dokumente herunterzuladen, auch wenn der Zugang zum Tresor garantiert bleibt. Dies ist eine Vorsichtsmaßnahme, die nur wenige Minuten in Anspruch nimmt und zukünftige Abhängigkeiten von einem einzelnen Anbieter beseitigt.
MyArkevia-Update Juli 2026 und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Eine neue Version von MyArkevia wird am 15. Juli 2026 verfügbar sein, mit einer durch Zwei-Faktor-Authentifizierung verstärkten Sicherheit und einem ergonomischen Redesign. Der Dienst wird während der Migration vorübergehend nicht verfügbar sein.
Für Mitarbeiter in beruflicher Transition bedeutet dieses Update zwei Vorsichtsmaßnahmen. Erstens: Dokumente vor dem Migrationsdatum herunterladen, wenn ein dringender Bedarf besteht (Darlehensantrag, Steuerprüfung, Erstellung einer Akte). Zweitens: Sicherstellen, dass die mit dem Konto verbundene Telefonnummer aktuell ist, da die Zwei-Faktor-Authentifizierung in der Regel auf einem per SMS gesendeten Code basiert.
Eine berufliche Telefonnummer, die mit dem Konto verknüpft ist, wird dasselbe Problem darstellen wie eine Unternehmens-E-Mail nach dem Ausscheiden. Die Überprüfung und Aktualisierung der persönlichen Kontaktdaten in den Kontoeinstellungen muss vor dem 15. Juli erfolgen, um einen Zugangsblock bei der Umstellung zu vermeiden.
Überprüfungen vor dem Ausscheiden aus dem Unternehmen
Drei Maßnahmen sind ausreichend, um den Zugang zu seinem Arkévia-Tresor bei einem Arbeitgeberwechsel zu sichern. Ersetzen Sie die berufliche E-Mail-Adresse durch eine persönliche Adresse. Überprüfen Sie, dass die verknüpfte Telefonnummer eine persönliche Nummer ist. Laden Sie eine lokale Kopie aller archivierten Dokumente herunter.
Diese Vorgänge dauern weniger als eine Viertelstunde über das MyArkevia-Portal. Sie verwandeln ein Risiko des Zugangsverlustes in ein nicht-ereignis administratives Ereignis. Der digitale Tresor überlebt dem Arbeitsvertrag, aber nur, wenn die Kontaktdaten auch nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen bestehen bleiben.