Man sucht eine Rechnung für eine Spesenabrechnung, eine Bestätigungsnummer für einen Streitfall mit einer Fluggesellschaft oder einfach den Namen dieses Hotels in Lissabon, das vor drei Jahren reserviert wurde. Jedes Mal stellt sich die gleiche Frage: Wo findet man seine alten Reservierungen auf Booking? Die Plattform speichert zwar einen Verlauf, aber der Zugang dazu ist je nach verwendetem Gerät und Kontotyp alles andere als offensichtlich.
Was Booking wirklich über den Tab “Meine Reservierungen” hinaus speichert
Die Seite “Meine Reservierungen” zeigt standardmäßig die bevorstehenden Aufenthalte an. Auch die vergangenen Reservierungen sind dort aufgeführt, rutschen jedoch allmählich weiter nach unten auf der Liste, ohne dass eine immer lesbare Sortierung vorhanden ist. Man neigt dazu zu glauben, dass diese Seite die Gesamtheit dessen widerspiegelt, was Booking über unsere Reisen weiß.
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In Wirklichkeit speichert die Plattform im Hintergrund ein viel größeres Datenvolumen als das, was auf der Benutzerseite angezeigt wird. Buchungsgewohnheiten, häufige Reiseziele, Preisspannen, bevorzugte Unterkunftsarten: Diese Informationen fließen in die Personalisierung der Ergebnisse und Preise ein. Der im Kundenkonto sichtbare Verlauf zeigt nur einen Bruchteil davon.
Neueste Analysen zur Sensibilisierung für den Datenschutz heben hervor, dass Buchungsplattformen diese Reiseverläufe über viele Jahre hinweg speichern können, ohne dem Kunden klare Informationen über die genaue Dauer zu geben. Wer also auf den Buchungsverlauf von Booking im Detail zugreifen möchte, muss daher zwei Ebenen unterscheiden: das, was die Benutzeroberfläche anzeigt, und das, was die Plattform tatsächlich speichert.
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Buchungshistorie in der mobilen App und im Browser: zwei unterschiedliche Erfahrungen
In der mobilen App erfolgt der Zugang zu den vergangenen Reservierungen über den Tab “Reisen” oder “Reservierungen”, je nach Version. Ein Filter “Vergangene” ermöglicht es, die abgeschlossenen Aufenthalte anzuzeigen. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich, aber die Sortieroptionen sind begrenzt: keine Suche nach einem bestimmten Datum, kein Export.
Im Browser bietet der Abschnitt “Meine Reservierungen” etwas mehr Flexibilität. Man kann die gesamte Liste durchscrollen und die Suchfunktion des Browsers (Strg+F) nutzen, um einen Namen des Etablissements zu finden. Die mobile App bietet keine Suchleiste im Verlauf, was die Aufgabe erschwert, wenn man über Jahre hinweg Dutzende von Reservierungen angesammelt hat.
Der Fall der Konten Booking.com for Business
Für Geschäftskonten zentralisiert der Abschnitt “Reservierungen und Reisen” die Aufenthalte, die mit der E-Mail-Adresse des Business-Kontos durchgeführt wurden. Filter ermöglichen es, geschäftliche und private Reservierungen zu trennen oder alles anzuzeigen. Man kann auch nach dem Namen des Reisenden suchen, was nützlich ist, wenn mehrere Mitarbeiter dasselbe Unternehmenskonto nutzen.
Um die Gesamtheit (laufende, bevorstehende und vergangene) zu sehen, muss der Filter “Alle” ausgewählt werden. Dieses Detail mag unbedeutend erscheinen, aber viele berufliche Nutzer sehen nur die aktiven Reservierungen, weil der Standardfilter die abgeschlossenen Aufenthalte ausblendet.
Eine alte Reservierung wiederherstellen, wenn sie nicht mehr angezeigt wird
Es kommt vor, dass bestimmte Reservierungen aus dem Verlauf verschwunden zu sein scheinen. Mehrere Situationen erklären dieses Phänomen.
- Die Reservierung wurde ohne Konto als Gast vorgenommen. In diesem Fall wird sie von Booking mit der E-Mail-Adresse verknüpft, die bei der Bestellung verwendet wurde, erscheint jedoch in keinem Dashboard. Der einzige Weg, sie wiederzufinden, besteht darin, die Bestätigungs-E-Mail im Posteingang zu suchen.
- Das Konto wurde mit einer anderen E-Mail-Adresse erstellt als derjenigen, die für die Buchung verwendet wurde. Booking fusioniert die Verläufe von zwei verschiedenen Adressen nicht automatisch.
- Die Reservierung wurde storniert. Je nach Fall bleiben stornierte Reservierungen mit einem geänderten Status sichtbar oder verschwinden aus der Standardansicht. Die Rückmeldungen zu diesem Punkt variieren je nach Version der App.
In all diesen Fällen bleibt die Bestätigungs-E-Mail der zuverlässigste Nachweis. Jede Booking-Reservierung generiert eine Nachricht mit der Bestätigungsnummer, den Daten, dem Namen der Unterkunft und dem Betrag. Diese E-Mails in einem speziellen Ordner zu archivieren, erspart viele nachträgliche Suchen.
Seine Daten über die DSGVO anfordern
Wenn man aus administrativen oder rechtlichen Gründen einen umfassenden Verlauf benötigt, bietet die europäische Datenschutzverordnung einen Hebel. Man kann eine Anfrage an Booking senden, um alle gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten, einschließlich des vollständigen Verlaufs der Reservierungen. Der Vorgang erfolgt über die Kontoeinstellungen, Abschnitt “Datenschutz”, oder per E-Mail an den entsprechenden Service. Die Plattform hat eine gesetzliche Frist zur Beantwortung.
Dieser Ansatz ermöglicht es, die Diskrepanz zwischen dem, was die Benutzeroberfläche zeigt, und dem, was Booking tatsächlich in seinen Systemen speichert, zu entdecken: Kontaktdaten, Präferenzen, Verlauf der Website-Navigation, teilweise Zahlungsdaten.
Extranet Booking: Die Historie aus der Sicht des Anbieters
Für Eigentümer und Manager von Einrichtungen erfolgt der Zugang zur Buchungshistorie über das Extranet von Booking. Diese Schnittstelle zeigt eine vollständige Historie der vergangenen und bevorstehenden Reservierungen an, mit Filtern nach Datum, Status und Kundennamen.
Der Unterschied zur Sicht des Reisenden ist bemerkenswert. Das Extranet ermöglicht es, die Details jeder Reservierung (Daten, Beträge, Provisionen, Kontaktdaten des Kunden) einzusehen, sie zu exportieren und mit der eigenen Verwaltung abzugleichen. Das Extranet ist das einzige Booking-Tool mit einem echten Datums-Suchsystem, was auf der Reisenden-Seite schmerzlich fehlt.
Die Gastgeber, die einen Channel-Manager oder ein PMS verwenden, das mit Booking verbunden ist, haben oft eine noch strukturiertere Historie, da diese Tools die Buchungsdaten in ihrer eigenen Datenbank synchronisieren und archivieren.
Eine verwertbare Aufzeichnung seiner Booking-Reservierungen führen
Anstatt sich ausschließlich auf die Booking-Oberfläche zu verlassen, ermöglichen einige einfache Gewohnheiten, eine eigene Historie zu erstellen. Ein spezieller E-Mail-Ordner für Buchungsbestätigungen zu erstellen, bleibt die robusteste Methode. Man kann auch die Details jeder Reservierung in einer Tabelle mit Datum, Ort, Betrag und Bestätigungsnummer festhalten.
Für regelmäßige Reisende vermeidet diese Disziplin, dass man in einer Benutzeroberfläche suchen muss, die nicht als Archivierungstool gedacht ist. Booking zeigt zwar einen Verlauf an, macht ihn aber nicht leicht über längere Zeit nutzbar. Zu wissen, wo man suchen muss, und seine eigenen Aufzeichnungen zu führen, bleibt der sicherste Weg, nichts zu verlieren.