De digitale kluis Arkévia is gekoppeld aan de identiteit van de werknemer, niet aan het arbeidscontract. Dit technische onderscheid bepaalt alles wat volgt: toegang na vertrek, herstel van documenten, gegevensportabiliteit. Wanneer de werkgever verandert, sluit de kluis niet, op voorwaarde dat het account correct is geconfigureerd bij de activatie.
Persoonlijk e-mailadres en koppeling van de Arkévia-kluis
Het meest voorkomende knelpunt bij een verandering van werkgever heeft niets te maken met het platform zelf. Het heeft te maken met het e-mailadres dat is gebruikt bij de activatie van het MyArkevia-account.
Aanvullende lectuur : Hoe gemakkelijk een afbeeldingslink van Zupimage te verkrijgen voor uw websites
Een kluis die is geactiveerd met een professioneel e-mailadres vormt een onmiddellijk probleem bij vertrek uit het bedrijf. De zakelijke e-mail wordt gedeactiveerd, de link voor het herstellen van het wachtwoord wordt onbruikbaar, en de toegang tot de kluis wordt geblokkeerd zonder dat de voormalige werkgever iets heeft gedaan.
We raden aan om nu al te controleren welk e-mailadres aan het account is gekoppeld. Als het een zakelijk adres is, moet de wijziging naar een persoonlijk e-mailadres vóór de beëindiging van het contract worden gedaan. Deze operatie kan worden uitgevoerd vanuit de accountinstellingen op het MyArkevia-portaal. Na vertrek is het te laat om een link voor het opnieuw instellen te ontvangen op een gesloten e-mailadres.
Verder lezen : Hoe een voogdij op afstand te beheren met de Mon Proxima-app: praktische gids
Concreet, om in te loggen op myArkévia mijn account na vertrek, moet de identificatie gebaseerd zijn op persoonlijke gegevens, onafhankelijk van de IT-infrastructuur van de voormalige werkgever.
Identificatiegegevens Arkévia na het einde van het contract: wat blijft actief
De identificatiegegevens van Arkévia blijven geldig na het einde van het arbeidscontract. De voormalige werkgever kan de kluis niet verwijderen, noch de toegang van de werknemer tot de reeds opgeslagen documenten intrekken. Dit punt onderscheidt Arkévia van een eenvoudige bedrijfsopslagruimte.
Het herstellen van het wachtwoord werkt via het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld. Dit is de enige procedure die beschikbaar is in zelfbediening. Als het e-mailadres persoonlijk en nog steeds actief is, duurt de reset enkele minuten.
Als het wachtwoord echter verloren is en het gekoppelde e-mailadres niet meer toegankelijk is, wordt de situatie ingewikkelder. Dan moet je rechtstreeks contact opnemen met de Arkévia-ondersteuning om je identiteit te bewijzen en een wijziging van het gekoppelde e-mailadres aan te vragen. De procedure kan enkele dagen duren en vereist doorgaans een identiteitsbewijs.
Documenten toegankelijk na vertrek
Alle documenten die door de werkgever in de kluis zijn opgeslagen, blijven raadpleegbaar en downloadbaar. Dit omvat:
- De elektronische loonstroken van de gehele werkperiode, inclusief de eindafrekening
- De jaarlijkse fiscale attesten die door de salarisadministratie zijn ingediend
- De persoonlijke documenten die de werknemer zelf in zijn ruimte heeft toegevoegd (contracten, werkcertificaten, diverse attesten)
De bewaartermijn bedraagt 50 jaar, ongeacht de professionele situatie. Een werknemer die vijf keer van werkgever verandert, vindt al zijn loonstroken terug in dezelfde kluis, op voorwaarde dat elke werkgever Arkévia als aanbieder van digitale kluizen gebruikt.
Gegevensportabiliteit van Arkévia en recht op export
Het recht op gegevensportabiliteit, geregeld door de AVG, is van toepassing op digitale kluizen voor werknemers. Dit punt wordt zelden behandeld in de gebruiksaanwijzingen, maar het heeft concrete implicaties bij een verandering van aanbieder of een stopzetting van de activiteiten van de leverancier.
De werknemer kan een bruikbare kopie van al zijn documenten verkrijgen, niet alleen een leesrechten. Dit betekent een export in PDF-formaat of gelijkwaardig, downloadbaar en herbruikbaar in een andere archiveringsdienst.
Twee scenario’s rechtvaardigen het starten van deze export:
- De nieuwe werkgever gebruikt een andere digitale kluis (Digiposte, PeopleDoc, Primobox) en de werknemer wil zijn documenten centraliseren
- De aanbieder Arkévia stopt zijn activiteiten of wijzigt de algemene gebruiksvoorwaarden, wat een theoretisch risico blijft maar gedocumenteerd is door de CNIL
- De werknemer geeft de voorkeur aan het bewaren van een lokale kopie van zijn loonstroken op een harde schijf of een persoonlijke cloud, ter aanvulling op de archivering van Arkévia
De export kan worden uitgevoerd vanuit de persoonlijke ruimte van MyArkevia. We raden aan om bij elke verandering van werkgever een volledige kopie van zijn documenten te downloaden, zelfs als de toegang tot de kluis gegarandeerd blijft. Het is een voorzorgsmaatregel die enkele minuten in beslag neemt en die toekomstige afhankelijkheid van een enkele aanbieder elimineert.
Update MyArkevia juli 2026 en dubbele authenticatie
Een nieuwe versie van MyArkevia zal beschikbaar zijn op 15 juli 2026 met een verbeterde beveiliging door dubbele authenticatie en een ergonomische herontwerp. De service zal tijdelijk niet beschikbaar zijn tijdens de migratie.
Voor werknemers in een professionele overgang houdt deze update twee voorzorgsmaatregelen in. De eerste: download je documenten vóór de migratiedatum als er een dringende behoefte is (leningaanvraag, belastingcontrole, dossieropbouw). De tweede: zorg ervoor dat het telefoonnummer dat aan het account is gekoppeld up-to-date is, omdat de dubbele authenticatie doorgaans gebaseerd is op een code die via SMS wordt verzonden.
Een professioneel nummer dat aan het account is gekoppeld, zal hetzelfde probleem opleveren als een zakelijk e-mailadres na vertrek. De controle en update van de persoonlijke gegevens in de accountinstellingen moeten vóór 15 juli worden uitgevoerd om een blokkering van de toegang op het moment van de overgang te voorkomen.
Controles die moeten worden uitgevoerd vóór vertrek uit het bedrijf
Drie acties zijn voldoende om de toegang tot je Arkévia-kluis te beveiligen bij een verandering van werkgever. Vervang het professionele e-mailadres door een persoonlijk e-mailadres. Controleer of het gekoppelde telefoonnummer een persoonlijk nummer is. Download een lokale kopie van alle gearchiveerde documenten.
Deze handelingen nemen minder dan een kwartier in beslag via het MyArkevia-portaal. Ze transformeren een risico op verlies van toegang in een niet-gebeurtenis administratief. De digitale kluis overleeft het arbeidscontract, maar alleen als de contactgegevens ook overleven na het vertrek uit het bedrijf.