La caja fuerte digital Arkévia está vinculada a la identidad del empleado, no al contrato de trabajo. Esta distinción técnica condiciona todo lo demás: acceso post-salida, recuperación de documentos, portabilidad de datos. Cuando el empleador cambia, la caja no se cierra, siempre que se haya configurado correctamente la cuenta desde la activación.
Correo electrónico personal y vinculación de la caja Arkévia
El punto de fricción más frecuente al cambiar de empleador no tiene nada que ver con la plataforma en sí. Se refiere a la dirección de correo electrónico utilizada al activar la cuenta MyArkevia.
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Una caja activada con una dirección de correo electrónico profesional plantea un problema inmediato al salir de la empresa. El correo profesional se desactiva, el enlace para recuperar la contraseña se vuelve inutilizable y el acceso a la caja queda bloqueado sin que el antiguo empleador haya hecho nada de su parte.
Recomendamos verificar desde ahora qué correo está asociado a la cuenta. Si es una dirección corporativa, la modificación a un correo personal debe hacerse antes de cualquier ruptura de contrato. Esta operación se realiza desde los parámetros de la cuenta en el portal MyArkevia. Después de la salida, será demasiado tarde para recibir un enlace de restablecimiento en una bandeja de entrada cerrada.
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Concretamente, para iniciar sesión en myArkévia mi cuenta después de una salida, es necesario que el identificador repose sobre datos personales, independientes de la infraestructura informática del antiguo empleador.
Identificadores Arkévia después de la finalización del contrato: lo que sigue activo
Los identificadores Arkévia siguen siendo válidos después de la finalización del contrato de trabajo. El antiguo empleador no puede eliminar la caja, ni revocar el acceso del empleado a los documentos ya depositados. Este punto distingue a Arkévia de un simple espacio de almacenamiento empresarial.
La recuperación de contraseña funciona a través de la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta. Es el único procedimiento disponible en autoservicio. Si el correo es personal y sigue activo, el restablecimiento toma unos minutos.
Sin embargo, si se pierde la contraseña y el correo asociado ya no es accesible, la situación se complica. Entonces, hay que contactar directamente con el soporte de Arkévia para probar su identidad y solicitar un cambio de correo de vinculación. El procedimiento puede tardar varios días y generalmente requiere una identificación.
Documentos accesibles después de la salida
Todos los documentos depositados por el empleador en la caja siguen siendo consultables y descargables. Esto incluye:
- Los recibos de nómina electrónicos de todo el período de empleo, incluido el saldo de todo cuenta
- Las certificaciones fiscales anuales depositadas por el servicio de nómina
- Los documentos personales que el empleado ha añadido en su espacio (contratos, certificados de trabajo, diversas certificaciones)
La duración de conservación alcanza los 50 años, independientemente de la situación profesional. Un empleado que cambia cinco veces de empleador recupera la totalidad de sus recibos de nómina en la misma caja, siempre que cada empleador utilice Arkévia como proveedor de caja fuerte digital.
Portabilidad de datos Arkévia y derecho a la exportación
El derecho a la portabilidad de datos, enmarcado por el RGPD, se aplica a las cajas fuertes digitales de empleados. Este punto rara vez se aborda en las guías de uso, pero tiene implicaciones concretas al cambiar de proveedor o al cesar la actividad del proveedor.
El empleado puede obtener una copia utilizable de todos sus documentos, no solo un acceso de lectura. Esto significa una exportación en formato PDF o equivalente, descargable y reutilizable en otro servicio de archivo.
Dos escenarios justifican iniciar esta exportación:
- El nuevo empleador utiliza otra caja fuerte digital (Digiposte, PeopleDoc, Primobox) y el empleado desea centralizar sus documentos
- El proveedor Arkévia cesa su actividad o cambia las condiciones generales de uso, lo que sigue siendo un riesgo teórico pero documentado por la CNIL
- El empleado prefiere conservar una copia local de sus recibos de nómina en un disco duro o en un cloud personal, además del archivo de Arkévia
La exportación se realiza desde el espacio personal de MyArkevia. Recomendamos descargar una copia completa de sus documentos en cada cambio de empleador, incluso si el acceso a la caja sigue garantizado. Es una precaución que toma unos minutos y que elimina cualquier dependencia futura a un proveedor único.
Actualización MyArkevia julio 2026 y doble autenticación
Una nueva versión de MyArkevia estará disponible el 15 de julio de 2026 con una seguridad reforzada por doble autenticación y un rediseño ergonómico. El servicio estará momentáneamente indisponible durante la migración.
Para los empleados en transición profesional, esta actualización implica dos precauciones. La primera: descargar sus documentos antes de la fecha de migración si existe una necesidad urgente (solicitud de préstamo, control fiscal, constitución de expediente). La segunda: asegurarse de que el número de teléfono asociado a la cuenta esté actualizado, ya que la doble autenticación generalmente se basa en un código enviado por SMS.
Un número profesional asociado a la cuenta planteará el mismo problema que una dirección de correo corporativa después de una salida. La verificación y actualización de los datos de contacto personales en los parámetros de la cuenta deben hacerse antes del 15 de julio para evitar un bloqueo de acceso en el momento de la transición.
Verificaciones a realizar antes de cualquier salida de la empresa
Tres acciones son suficientes para asegurar el acceso a su caja Arkévia al cambiar de empleador. Reemplazar la dirección de correo electrónico profesional por una dirección personal. Verificar que el número de teléfono asociado sea un número personal. Descargar una copia local de todos los documentos archivados.
Estas operaciones toman menos de un cuarto de hora desde el portal MyArkevia. Transforman un riesgo de pérdida de acceso en un no-evento administrativo. La caja digital sobrevive al contrato de trabajo, pero solo si los datos de contacto también sobreviven a la salida de la empresa.